Norme simplifiée N°45

Délibération n° 04- 083 du 04 novembre 2004 portant adoption d’une norme simplifiée concernant certains traitements automatisés mis en œuvre par les communes et les établissements publics de coopération intercommunale à partir des rôles des impôts directs locaux

La Commission nationale de l'informatique et des libertés,

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;

Vu la Directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;

Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel ;

Considérant qu'en vertu des articles 11 et 24-I de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, la CNIL est habilitée à édicter des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés de données à caractère personnel ;

Considérant que pour l'application de l'article 24-I susvisé, il faut entendre par norme simplifiée un texte à valeur réglementaire définissant l'ensemble des conditions que doit remplir une catégorie courante de traitements pour être regardée comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant, dès lors, faire l'objet d'une déclaration simplifiée de conformité ;

Considérant qu’en application de l’article L.135 B du Livre des procédures fiscales, les communes et les groupements de communes reçoivent chaque année de l’administration fiscale les rôles généraux des taxes foncières, de la taxe d’habitation et de la taxe professionnelle, sous réserve que ces rôles comportent des impositions émises à leur profit ;

Considérant que ces traitements informatisés sont au nombre de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 24-I de la loi du 6 janvier 1978 modifiée ;

Considérant que la présente norme simplifiée exclut tout enrichissement des informations portées sur les rôles généraux des impôts directs locaux, que ce soit par mise à jour des données qui y figurent ou par adjonction d’autres catégories d’informations, ainsi que toute interconnexion ou toute autre forme de mise en relation des différentes catégories de rôles entre elles ou avec d’autres sources ;

Décide :

Article 1er

Finalités du traitement

Seuls peuvent être déclarés par référence à la présente norme les traitements mis en ouvre par les communes ou les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) à fiscalité propre qui permettent d’exploiter séparément les rôles de taxes foncières, de taxe d’habitation ou de taxe professionnelle pour les finalités suivantes :

· Répondre aux demandes de renseignements des contribuables sur leur situation fiscale personnelle ;

· Vérifier ponctuellement que les électeurs dont la carte électorale a été retournée en mairie et leur conjoint ne sont pas inscrits au rôle de l’une des contributions directes communales ;

· Analyser la répartition et l’évolution de l’assiette des impôts locaux (ex. : valeur locative cadastrale, causes d’abattement) et des ressources qui en résultent, à partir de données statistiques non nominatives établies au niveau de la commune ou d’un quartier, à l’exclusion de toute analyse au niveau de la rue ou de l’adresse précise ;

· Réaliser des études de même nature en matière de taxe professionnelle sur un échantillon de contribuables représentatif ou correspondant à une part significative de l’assiette de cette imposition ;

· Réaliser des études et simulations globales sur les conséquences d’une modification des taux d’imposition ou de la politique d’abattement ;

· Analyser la situation économique des entreprises, par secteur ou zone d’activité.

Dans le cadre de la présente norme, l’utilisation des rôles généraux des impôts directs locaux ne peut se faire que pour l’une au moins des finalités susvisées, à l’exclusion notamment de toute finalité prévoyant le suivi, à des fins de vérification ou de rectification, de la situation individuelle des contribuables locaux, qui devra faire l’objet d’un dossier distinct de formalités préalables.

Les données enregistrées ne peuvent pas, dans le cadre de la présente norme, faire l’objet d’autres traitements, ni être intégrées dans d’autres fichiers, ni faire l’objet d’interconnexions, de rapprochements ou de toute autre forme de mise en relation avec d’autres traitements.

Article 2

Informations traitées

Chaque commune ou EPCI à fiscalité propre ne peut conserver que des données relatives aux personnes qui sont assujetties aux impositions émises à son profit. En conséquence, les données traitées doivent se rapporter au territoire de l’organisme responsable du traitement.
Sous cette réserve, seules les informations suivantes peuvent être traitées :

a) les informations issues des rôles de taxes foncières : qualité, nom, prénoms et adresse du débiteur légal - ou des deux premiers débiteurs - et, s’il y a lieu, du gestionnaire ou du fonctionnaire logé ; exonérations ou dégrèvements ; nature du droit réel ; adresse de situation de chaque propriété bâtie ou non bâtie ; pour chaque organisme percevant les taxes foncières : taux d’imposition, bases d’imposition, motifs de dégrèvement total ou partiel, frais perçus par l’État et montant de l’impôt ; taux d’imposition, base et montant de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et des autres taxes annexes ;

b) les informations issues des rôles de taxe d’habitation : qualité, nom et prénoms de(s) occupant(s) en titre ; adresse de la résidence ; régime de taxation (résidence principale ou secondaire) ; nombre de personnes à charge ; identifiant invariant, nature et valeur locative de chaque local ; valeur locative moyenne ; exonération ; dégrèvement total ; incidence du plafonnement de la taxe d’habitation ; pour chaque organisme bénéficiaire : taux d’imposition, taux et montant des abattements, des frais perçus par l’État et de l’impôt ; montant du prélèvement sur forte valeur locative au profit de l’État ;

c) les informations issues des rôles de taxe professionnelle : qualité, nom, prénoms ou raison sociale et forme juridique du contribuable ; numéro SIREN ; nature de l’activité (principale, secondaire, saisonnière) ; adresse de l’établissement ; valeur locative des biens passibles de taxes foncières ; valeurs des autres équipements et biens mobiliers ; part taxable des recettes ; motifs des dégrèvements ; pour chaque organisme bénéficiaire : taux, bases nettes, montant de l’impôt ; taxes annexes.

Aucun numéro identifiant ne doit figurer dans les fichiers déclarés par référence à la présente norme hormis, dans les rôles de taxe d’habitation, le numéro invariant des locaux et, dans les rôles de taxe professionnelle, le numéro SIREN.

Aucun enrichissement ni mise à jour des données transmises par l’administration fiscale ne peut être effectué.

Article 3

Durée de conservation

Les données visées à l’article 2 sont conservées pendant deux années, à l’issue desquelles elles sont effacées, quel que soit le support.

Cependant, le support amovible utilisé pour la transmission du fichier à la commune ou à l’EPCI est détruit à l’issue de son installation lorsqu’il comporte des données qui excèdent le territoire de cette commune ou de cet EPCI.

Par exception, les informations concernant les personnes assujetties à la taxe professionnelle qui font partie de l’échantillon de contribuables prévu à l’article 1er pour la réalisation d’études complémentaires peuvent être conservées pendant quatre années supplémentaires.

Les opérations de destruction des supports donnent lieu à l’établissement d’un procès-verbal.

Article 4

Destinataires des informations

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour le strict exercice des finalités précitées, seuls sont autorisés à accéder aux informations traitées ou à en avoir communication sous une forme directement ou indirectement nominative, parmi les agents de la mairie ou du groupement de communes responsable du traitement, les personnels habilités :

1° du service financier,

2° du service en charge des questions de fiscalité locale,

3° de la commission administrative chargée de la mise à jour des listes électorales.

Aucune cession ou communication de tout ou partie des données sous forme directement ou indirectement nominative ne peut avoir lieu, conformément à l’article R. 135 B-2 du Livre des procédures fiscales.

Article 5

Recours à un prestataire

La réalisation des études mentionnées à l’article 1er peut être confiée par le responsable du traitement à un tiers prestataire de service.

La convention signée avec le prestataire doit définir les opérations que celui-ci est autorisé à réaliser à partir des données fiscales personnelles, ainsi que les engagements qu’il prend pour garantir leur sécurité et leur confidentialité, en particulier l’interdiction d’utiliser les données à d’autres fins que celles indiquées par la convention.

Conformément à l’article R. 135 B-4 du Livre des procédures fiscales, le prestataire de services doit procéder à la destruction de tous les fichiers manuels ou informatisés stockant les informations saisies dès l'achèvement de son contrat.

Article 6

Information et droit des personnes

Les personnes concernées sont informées (par exemple, par un communiqué publié dans la presse locale ou le bulletin municipal ; par le site internet de la commune ou de l’EPCI) des finalités du traitement, des destinataires des données, ainsi que des modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification aux données les concernant.

Le droit d’opposition ne s’applique pas aux traitements régis par la présente norme.

Article 7

Sécurités

Conformément à l’article R. 135 B-3 du Livre des procédures fiscales, des mesures de protection physique et logique doivent être prises pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse des informations, notamment par des tiers non autorisés, et en préserver l’intégrité.

Lorsqu’elles sont transmises sur support amovible ou par réseau, les données à caractère personnel doivent être chiffrées. La clé de déchiffrement doit être délivrée de manière sécurisée, indépendamment du support amovible ou, dans l’hypothèse d’un accès par réseau, avant l’ouverture de cet accès.

Le support amovible utilisé pour la transmission du fichier à la commune ou à l’EPCI ne doit être utilisé que pour l’installation, sur un ou plusieurs postes de travail ou un serveur, des données visées au premier alinéa de l’article 2. Il ne peut être ni dupliqué, ni transmis en dehors des locaux des services habilités de la mairie ou de l’EPCI. Il doit être conservé en toute sécurité sauf dans les cas où il doit être détruit dans les conditions prévues au deuxième alinéa de l’article 3.

Seuls les destinataires visés au 1° et au 2° de l’article 4 bénéficient d’un accès direct permanent à l’application. Ils accèdent aux informations au moyen d’un identifiant et d’un mot de passe individuel ou par tout autre dispositif sécurisé.

Article 8

La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.

Le Président Alex TÜRK